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Software Gestione Magazzino

Inventory Management propone il Progetto S.A.M. – Progetto di Gestione Strategica delle Scorte che prevede l’impiego del più avanzato Sistema software per l’ottimizzazione delle scorte. Questo Sistema è un software applicativo verticale e conta più di 1450 installazioni nel mondo. 


Livello di Servizio : Il “volante” della Gestione delle Scorte

Una corretta gestione delle scorte deve, a nostro avviso, considerare il Livello di Servizio al Cliente come punto di riferimento fondamentale, identificandolo, a livello metaforico, come il ‘Volante” del Sistema per “Guidare” le scorte verso i benefici desiderati. Questo è auspicabile quando si gestisce una Società della Distribuzione Intermedia o nel Retail. Infatti, queste sono comunemente società di servizi che devono mantenere in assortimento migliaia di articoli per soddisfare le richieste dei loro clienti.

Molte Società decidono di gestire il Livello di Servizio medio per Classi e normalmente cercano di averne un elevato per i prodotti strategici, che non possono assolutamente mancare, mentre uno più basso per gli altri.
Il metodo più comune è quello dell’analisi e suddivisione degli Articoli per Classi A, B e C.
Gli articoli di Classe A, in genere alto-rotanti hanno il più elevato Livello di Servizio, mentre quelli appartenenti a B e C hanno in genere un Livello di Servizio inferiore.
Sebbene questo metodo sia un eccellente punto di partenza, si può fare un passo in avanti e stabilire Livelli di Servizio basati anche sul profitto dell’articolo e sulla regione geografica in cui sono commercializzati.


 Una “Marcia” in più nella determinazione dei Livelli di Servizio ottimali

Se si considera che alcuni Articoli possono avere un Margine di Profitto Lordo basso, mentre altri possono averlo alto pur appartenendo alla stessa Classe, è logico pensare che ciò possa influire sulla determinazione dei loro rispettivi Livelli di Servizio.
Per esempio, Articoli erratici (con andamento della Domanda molto variabile) potrebbero richiedere un livello di stock troppo elevato per soddisfare alti livelli di servizio. Inoltre un elevato valore delle scorte potrebbe ridurre l’opportunità di trarre Profitto da questi Articoli. Dall’altra parte, alcuni articoli basso-rotanti, potrebbero essere particolarmente stabili con margini di profitto eccellenti.
Quindi il Margine Lordo che si ottiene dalla vendita di ogni Articolo, dato disponibile nel Sistema, è un parametro che dovrebbe essere considerato nella determinazione del suo Livello di Servizio.

Il Sistema mette a disposizione i dati necessari per individuare i Livelli di Servizio che meglio assecondano le direttive e gli interessi Aziendali. Il risultato sarà quindi quello di migliorare il rapporto costi-benefici per ogni Articolo che si vuole tenere in assortimento.
Si deve anche notare che una corretta Gestione dei Livelli di Servizio serve anche per migliorare o mantenere l’immagine della propria Società sul mercato in cui opera.


Gestione delle Scorte in Base ai parametri Finanziari

Una volta fissato il Livello di Servizio per Classe/Articolo e Area Geografica dove è commercializzato, il Sistema ottimizza la Gestione delle Scorte e gli Ordini ai Fornitori tenendo conto di tutte le variabili Finanziarie come Costo Immobilizzo del Capitale in Scorte, Costo di mantenimento delle Scorte, Costo di invio dell’Ordine e altre ancora.


Gestione degli Articoli/Location (SKU)

Lo stesso Articolo tenuto in Stock in più Filiali/Depositi è gestito in base alla domanda di ogni singola Filiale/Deposito. Ciò significa che se un nostro cliente ha 6 Filiali/Depositi e 20.000 Articoli in assortimento il Sistema gestirà 120.000 Articoli/Deposito, ovviamente con solo 20.000 codici Articolo diversi.
Massimo numero di Articoli/Deposito gestibile dal Sistema: oltre 20.000.000


Il Processo d’Acquisto

La filosofia utilizzata per l’ottimizzazione delle scorte consiste nello scomporre il processo di approvvigionamento in sette passi (Step), ciascuno dei quali impiega le più avanzate tecniche, sperimentate in più di 21 anni, per poi concorrere ai risultati attesi sopra menzionati.
I sette “Steps” sono:

1. Previsione della Domanda
2. Previsione dei Termini di Consegna
3. Analisi del Ciclo d’Ordine al Fornitore
4. Analisi del Livello di Servizio al Cliente
5. Approvvigionamento
6. Analisi ordini Speciali
7. Convalida dell’Ordine al Fornitore

Previsione della Domanda
Aspetto di fondamentale importanza in ogni sistema d’approvvigionamento, impiega le più avanzate tecniche statistiche sviluppate specialmente per la previsione della Domanda per i Basso-rotanti. Il Sistema sceglie automaticamente la “routine” di calcolo senza nessun intervento dell’operatore. Dei sette passi del processo di acquisto, questa fase dovrebbe godere della maggiore attenzione. Sebbene molti compratori siano oggi supportati da dati storici di 2 o 3 mesi, uno storico di 2 o 3 anni sarebbe il periodo di tempo più indicato per consentire una corretta analisi delle informazioni.
Distinguendo la Domanda dalle Vendite calcola le Vendite Perse, fattore fondamentale per il corretto approvvigionamento.

Articoli Stagionali. Per questa classe il Sistema segnala se un Articolo é stagionale e crea automaticamente un Profilo Stagionale in base al Deposito/Filiale in cui si trova.

Previsione dei Termini di Consegna
Sono ancora poche le Società che investono tempo e risorse nell’area della previsione dei Tempi di Consegna (Lead Time), tanto importante quanto la previsione della domanda. Infatti risulta difficile ai Buyer (Approvvigionatori) mantenere gli obiettivi sul Livello di Servizio con il minimo Livello di Scorte senza utili statistiche riguardanti i fornitori.
Il Sistema calcola in modo automatico i vari Tempi di Consegna mantenendoli costantemente aggiornati. Inoltre indica immediatamente quando i Tempi di Consegna dei Fornitori stanno peggiorando rispetto a quelli concordati preventivamente.

Analisi del Ciclo d’Ordine al Fornitore
Con una sofisticata simulazione economica il Sistema identifica automaticamente la frequenza ottimale per ogni fornitore per inoltrare gli ordini che massimizza il Profitto per la Società Cliente.

Nella pratica di tutti i giorni, per mancanza di tempo e strumenti efficienti a supporto dell’Ufficio Acquisti, riscontriamo in molte Società l’abitudine di ordinare a ciclo fisso. L’ordine a Ciclo fisso, nel caso in cui non sia un vincolo del Fornitore, dovrebbe essere evitato in quanto fonte di “Overstock”. La nuova filosofia è quindi quella di ordinare quando esiste la necessità e non più in base il giorno della settimana, se questo non è un vincolo vostro o del fornitore.

Analisi del Livello di Servizio al Cliente
Attualmente poche Società eseguono uno studio accurato sul miglior Livello di Servizio obiettivo da assegnare ad ogni Articolo in funzione del Deposito/Filiale in cui si trova. Tale studio è di estrema importanza in quanto da questo dipende anche il livello delle Scorte necessario.
Inventory Management offre la sua collaborazione per determinare i migliori valori del Livello di Servizio fino a raggiungere il dettaglio Articolo/Location. Il Sistema provvederà poi a mantenere tali valori calcolando opportunamente in modo automatico la Scorta di Sicurezza per ogni Articolo in funzione dell’area geografica in cui è commercializzato.

Approvvigionamento
Una volta che si facciano i precedenti quattro passi il calcolo delle quantità da ordinare, per ogni Articolo e Deposito/Filiale, si ottiene in modo accurato e automatico ad opera de Sistema Software.
Importante funzionalità è quella del Bilanciamento dell’Ordine necessaria per diminuire gli ordini urgenti non pianificati.
Il Sistema mediante un’elaborazione notturna esamina tutti i fornitori tutti i giorni approntando le proposte d’ordine da sottoporre ai Buyer (Approvvigionatori) all’inizio della loro attività quotidiana.

Analisi Ordini Speciali
Oltre la normale quantità da ordinare per mantenere il Livello di Servizio desiderato in base al “normale” Business, è opportuno che il Buyer (Approvvigionatore) tragga il maggior vantaggio economico da eventuali offerte speciali dei Fornitori quali, sconti, aumenti di prezzo e dilazioni di pagamento.
Questa tecnica, che prende il nome di “Forward Buy” (Acquisti Speculativi) calcola la quantità da ordinare, a fronte di ogni offerta, che rende massimo il Profitto per la Società Distributrice. Questo è possibile mediante la gestione dei parametri finanziari societari oltre ad un’ottima previsione della domanda anche per i basso-rotanti.
La tecnica degli Acquisti Speculativi è da noi raccomandata per migliorare il Profitto.

Gli Acquisti Pianificati sono un altro esempio di Ordini Speciali. Per esempio possiamo chiedere al Sistema di approvvigionare un certo numero di articoli necessari per una futura promozione e stabilire quando vogliamo che la merce raggiunga il Deposito/Filiale. Alla data opportuna sarà creato automaticamente l’ordine ai Fornitori tenendo conto dei loro Tempi di Consegna e di eventuale overstock.

Convalida dell’Ordine al Fornitore
Ora che l’ordine è stato creato tenendo conto anche degli Ordini Speciali, prima di formulare la Proposta d’Ordine al Buyer, il Sistema esegue un controllo automatico per accertarsi che siano soddisfatti i vincoli dei Fornitori quali: minimi e multipli in numero di pezzi, minimi in termini di valore dell’Ordine, Minimi per peso o volume, etc…
Se l’ordine non rispetta questi vincoli si esegue il ricalcolo dell’ordine in modo da soddisfare tutti i vincoli imposti, ovviamente in modo automatico e bilanciato.
Questo solleva a volte il Buyer (Approvvigionatore) da uno dei suoi compiti più gravosi in quanto l’aggiustamento manuale dell’ordine al fine di rispettare i vincoli dei Fornitori può richiedere a volte molto tempo.

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